Coleta de Dados
Neste momento são coletados todos os dados necessários. Normalmente o usuário já tem disponível estes dados ou então os obtém extraindo de fontes específicas como ERPs, planilhas de custo, relatórios web, entre outros. São necessárias duas fontes de dados (fonte A e fonte B) para fazer o confronto de informações no Auditar100. Por exemplo, vendas com pagamentos no cartão de crédito, Razão Contábil de despesas com notas de entrada, público pagante com assentos ocupados…
Organização dos dados
Estes dados passam por adequação para melhorar sua qualidade e proporcionar um match de dados mais assertivo. Essa adequação é conhecida como ETL (do Inglês, Extract, Transform and Load, ou Extrair, Transformar e Carregar) e apesar de soar estranho à maioria das pessoas que trabalham com dados, a grande maioria o faz mesmo sem saber seu nome. É neste momento que o usuário remove do grupo de dados arquivos, registros ou colunas desnecessários para o teste, ou mesmo criar colunas, indentar/tabular os dados, etc.
Upload
Após a organização dos dados é hora de enviá-los ao sistema. Faça o upload dos arquivos.
Identificação dos dados
Agora que os dados já estão no sistema é possível ajustar o tipo de cada dado que julgar interessante para a comparação (ex.: número, data, texto…). Esta ação também é conhecida como Tipagem dos Dados e permite fornecer ao sistema elementos importantes que influenciarão em como ele deve tratar cada dado na hora de comparar. Por exemplo, para efetuar soma entre valores é necessário que os dados sejam tipados como número; para comparar um período é preciso que os dados estejam aplicados como data; etc.
Estabelecimento das regras
Defina de que forma os dados devem ser comparados para que o sistema os processe e estabeleça se estão conciliados ou não. Utilizamos um sistema de rodadas geridas por regras. Cada rodada (cada vez que o Auditar100 vai tentar definir conciliações) contém uma ou mais regras que justificam porque tais conjuntos de dados estão conciliados. Por exemplo, para conciliar Razão Contábil de Receitas com notas fiscais de saída é possível criar uma rodada que contenha regras onde é preciso combinar a data, o número da nota fiscal e o valor. Além disso é normal que uma conciliação tenha mais de uma rodada.
Conciliação
O Auditar100 processa os dados aplicando as regras de cada rodada. Quando um dado é considerado conciliado ele é marcado e não retorna para a lista de dados elencáveis para a conciliação.
Relatórios
No final do processo o sistema disponibiliza relatórios que auxiliam o usuário a analisar as conciliações. Além da marcação de conciliado ou não ele também permite identificar em qual rodada ocorreu a conciliação, quais regras foram atendidas e também fornece um relatório que permite mapear cada registro conciliado com seu correspondente na fonte oposta, deixando transparente para o usuário todo o processo de conciliação.